员工档案管理办法 员工档案制度

一、管理原则与法律依据

员工档案管理需遵循"集中统一、归口管理"原则，接受党委组织部门和人社部门监督。主要依据包括《档案法》《劳动合同法》《企业职工档案管理工作规定》等法规，其中会计类档案还需遵守《会计档案管理办法》的特殊期限要求。

二、档案内容构成

1. 基础材料：履历表、身份证复印件、等

2. 工作记录：劳动合同、考核表、奖惩文件

3. 专项材料：培训证书、职称评定文件

4. 权益凭证：社保缴纳记录、工资单等会计资料

三、管理规范要求

• 建档时限：新员工入职1个月内必须建立档案

• 保管方式：需专人专管，非公单位员工档案由县级以上公共服务机构托管

• 安全措施：需做好防火、防蛀、防潮等物理防护

• 保存期限：核心人事档案应长期保存，会计凭证类按10-30年定期保存

四、日常操作流程

1. 查阅制度：需审批登记，禁止本人查阅亲属档案

2. 转递要求：必须通过机要通道或专人送取

3. 销毁程序：需组建监销小组并签字确认

4. 电子化管理：建议每月备份档案目录至行政部门

五、特别注意事项

• 流动人员（如离职公务员、自由职业者）适用专项管理规定

• 档案丢失可能影响工龄认定、退休待遇等权益

• 企业需注意档案内容与劳动合同的法律效力区别

建议企业结合地方性规定（如《重庆市社会人才人事档案管理办法》）细化操作细则，同时可参考"三角平衡模型"等工具优化分类整理工作。